Règlement intérieur

Le présent règlement intérieur complète les statuts de l’association BUILDTOGLOW. Il précise les modalités pratiques de son fonctionnement et s’applique à l’ensemble de ses membres, quelle que soit leur catégorie d’adhésion.

En cas de contradiction entre les statuts et le présent règlement intérieur, les dispositions statutaires prévalent.

Le présent règlement est adopté et peut être modifié dans les conditions prévues à l’article 16.

BUILDTOGLOW a vocation à créer un espace d’échange, d’entraide, de développement personnel et de solidarité entre femmes.

L’association fonde son fonctionnement sur la bienveillance, la sécurité, la confidentialité et la solidarité entre ses membres. Chaque membre s’engage à respecter ces valeurs dans l’ensemble de ses interactions liées à l’association, que ce soit lors des événements en présentiel ou sur les espaces numériques de l’association (site internet, groupes de discussion, réseaux sociaux).

Conformément à son objet statutaire, l’association a vocation à créer un espace d’échange, d’entraide, de développement et de solidarité entre femmes. Les conditions d’adhésion sont celles définies par les statuts et précisées par le présent règlement intérieur.

L’adhésion à l’association et l’accès aux services proposés via la plateforme numérique de l’association ne constituent pas nécessairement la même chose : certains contenus (podcast notamment) peuvent être accessibles sans adhésion, tandis que d’autres espaces sont réservés aux membres.

L’adhésion suppose l’acceptation pleine et entière des statuts, du présent règlement intérieur et de la charte des membres de l’association, matérialisée par une case à cocher horodatée lors de l’inscription sur la plateforme.

L’association distingue les catégories de membres suivantes :

• Glowie : membre inscrite disposant d’un compte gratuit. Elle accède à l’espace communautaire, à l’organisation d’événements (Event Square) et aux fonctionnalités de base de la plateforme.
• Glowie vérifiée : Glowie ayant participé à au moins un événement en présentiel, sa présence étant validée par une double confirmation (enregistrement lors de l’accueil de l’événement, puis confirmation a posteriori par une Guardian telle que définie à l’article 14). La vérification conditionne l’accès à certains espaces de la plateforme, notamment ceux réservés aux membres ayant rencontré la communauté en personne.
• Glowmaster : membre ayant souscrit à l’offre d’adhésion payante de l’association, lui donnant accès à des espaces, avantages et contenus supplémentaires définis sur la plateforme (ci-après « avantages Glowmaster »).

Les personnes non-inscrites consultant les contenus librement accessibles de la plateforme (notamment le podcast) ne sont pas membres de l’association et ne bénéficient d’aucun droit attaché à la qualité de membre.

Le montant de la cotisation annuelle, le cas échéant, ainsi que le montant de l’adhésion Glowmaster, sont fixés et peuvent être révisés dans les conditions prévues par les statuts.

Les modalités de paiement, de renouvellement et de résiliation de l’adhésion Glowmaster sont précisées sur la plateforme au moment de la souscription.

Aucun remboursement de cotisation n’est dû en cas de démission ou d’exclusion en cours d’année, sauf décision contraire du Bureau.

Chaque membre a le droit de participer aux activités de l’association dans les conditions prévues pour sa catégorie d’adhésion, d’être informée de la vie de l’association et de s’exprimer dans le respect des règles de bienveillance définies au présent règlement.

Chaque membre s’engage à respecter les statuts, le présent règlement intérieur, la charte des membres, ainsi que les conditions particulières applicables à chaque événement auquel elle participe.

Sont interdits au sein de l’association et de ses espaces numériques : les propos discriminatoires, les intimidations, le harcèlement moral ou sexuel, les violences, les menaces, les comportements humiliants, la divulgation d’informations confidentielles concernant une autre membre, ainsi que l’utilisation des coordonnées des adhérentes à des fins commerciales, politiques ou personnelles étrangères à l’objet de l’association.

Les désaccords entre membres sont autorisés mais doivent rester respectueux.

Les informations personnelles partagées par une membre dans le cadre des activités de l’association sont confidentielles. Les participantes s’engagent à ne pas diffuser à des tiers les témoignages, situations individuelles, coordonnées, photographies ou informations personnelles dont elles auraient connaissance dans ce cadre, sauf accord de la personne concernée ou obligation légale de transmission.

Le rythme des événements et activités proposés aux membres est communiqué via la plateforme (Event Square) et peut évoluer selon la programmation de l’association.

Les conditions spécifiques à chaque événement (jauge, lieu, modalités de participation) sont précisées au moment de l’inscription à l’événement concerné et doivent être acceptées par la membre avant confirmation de sa réservation.

L’association est administrée conformément aux statuts. Le Bureau se compose a minima d’une Présidente, d’une Vice-Présidente et d’une Trésorière.

Toute décision relevant du Bureau donne lieu à une réunion et à un procès-verbal. Le quorum minimal pour qu’une décision du Bureau soit valablement prise est de deux membres du Bureau, réunissant obligatoirement la Trésorière et, selon le cas :

• la Présidente, en configuration ordinaire ;
• ou la Vice-Présidente, lorsque la Présidente a expressément délégué la décision à cette dernière, à titre exceptionnel.

Toute décision est consignée dans un procès-verbal daté et conservé par l’association.

Toute dépense engagée au nom de l’association au-delà d’un montant de 150 euros nécessite l’autorisation préalable de la Présidente ou, en son absence, de la Trésorière.

Les bénévoles et membres du Bureau souhaitant obtenir le remboursement de frais engagés pour le compte de l’association doivent fournir les justificatifs correspondants dans un délai de 30 jours suivant la dépense. Le remboursement est effectué par la Trésorière après vérification des justificatifs.

L’administration des espaces numériques communautaires de l’association (groupes de discussion, réseaux sociaux officiels) est assurée par la Présidente ou par toute personne qu’elle désigne à cet effet.

Est interdite, sauf autorisation expresse de l’association, toute prise de parole publique au nom de BUILDTOGLOW par une membre non habilitée, ainsi que la diffusion de captures d’écran d’échanges internes à l’association.

L’adhésion à l’association ne vaut pas autorisation automatique de captation et de publication de l’image d’une membre. Pour chaque événement, l’association met en place un système permettant à chaque participante d’indiquer si elle accepte ou refuse d’être photographiée ou filmée, ainsi que les supports de diffusion éventuels (site internet, réseaux sociaux).

Une membre quittant l’association peut demander à être retirée des espaces de discussion internes liés à l’association.

L’association collecte et traite les données personnelles de ses membres (identité, coordonnées, données de paiement, historique de participation aux événements) dans le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et conformément à sa politique de confidentialité, disponible sur la plateforme.

Seules les données strictement nécessaires au fonctionnement de l’association et à la gestion de la relation avec ses membres sont collectées.

Toute membre dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition et de suppression de ses données personnelles, dans les conditions précisées dans la politique de confidentialité de l’association.

Toute dirigeante de l’association signalant un intérêt personnel direct ou indirect dans une décision soumise au Bureau doit en informer les autres membres du Bureau avant toute délibération sur le sujet.

La dirigeante concernée ne prend pas part au vote relatif à cette décision. La situation est mentionnée dans le procès-verbal correspondant.

L’association désigne des référentes de confiance, appelées Guardians, chargées notamment de la vérification de la présence des membres lors des événements en présentiel et du traitement des signalements de comportements problématiques (harcèlement, violence, intimidation, discrimination, atteinte à la confidentialité, conflit grave).

Les Guardians sont désignées par la Présidente. Ce rôle peut être confié à la Vice-Présidente, à la Trésorière, et/ou à toute autre personne que la Présidente juge qualifiée à cet effet, membre ou non du Bureau.

Tout signalement peut être adressé à une Guardian via les moyens de contact indiqués sur la plateforme. Le traitement du signalement est mené dans la confidentialité. Une Guardian directement impliquée dans une situation signalée ne participe pas au traitement de ce signalement, qui est alors confié à une autre Guardian ou à la Présidente.

Des mesures provisoires (telles qu’une suspension temporaire d’accès) peuvent être prises par la Présidente dans l’attente du traitement complet d’un signalement grave.

Toute sanction est proportionnée à la gravité des faits reprochés. L’association distingue plusieurs niveaux de réponse : rappel au règlement, avertissement écrit, suspension temporaire d’accès à tout ou partie de la plateforme, exclusion.

Des mesures conservatoires immédiates peuvent être prises en cas de problème grave mettant en cause la sécurité d’une ou plusieurs membres, dans l’attente d’une décision définitive.

Avant toute décision définitive d’exclusion pour motif disciplinaire, la membre concernée est informée des faits qui lui sont reprochés et mise en mesure de présenter ses observations. La décision est prise dans les conditions de gouvernance définies à l’article 9 et fait l’objet d’un procès-verbal.

Le présent règlement intérieur peut être modifié dans les mêmes conditions de gouvernance que celles prévues à l’article 9, sous réserve des dispositions contraires prévues par les statuts.

Toute modification fait l’objet d’une nouvelle version datée, communiquée aux membres et disponible sur la plateforme. Les membres sont invitées à accepter à nouveau le règlement intérieur en cas de modification substantielle.

Le présent règlement intérieur entre en vigueur à compter de son adoption par le Bureau de l’association et s’applique à toute nouvelle adhésion dès cette date.